Política de Tratamiento de Datos Personales

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Autorización

Es el consentimiento previo, expreso e informado que concede cada Titular para que se lleve a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.

Base de Datos

Son las bases de datos en las que se organizan los Datos Personales que sean objeto de Tratamiento.

Datos Personales

Es cualquier información que pueda asociarse a uno o varios Titulares determinados o determinables.

Datos Sensibles

Son los datos que afectan la intimidad del Titular o que, de llegar a ser usados indebidamente, pueden resultar en la discriminación del Titular. Algunos ejemplos de Datos Sensibles son el origen racial o étnico, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado

es la persona que lleva a cabo el Tratamiento de Datos Personales por cuenta de un Responsable. El Encargado se diferencia del Responsable en que no puede decidir sobre la Base de Datos ni el Tratamiento de los Datos Personales. Dependiendo de la forma en la que recibamos tus Datos Personales, desde Bold podremos actuar como Encargado o Responsable.

Fuente

Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce Datos Personales de Titulares en virtud de una relación comercial o de cualquier otra índole, y que suministra estos datos a un Operador de información, que a su vez los entrega al Usuario.

Información Financiera, Crediticia, Comercial, de Servicios y la Proveniente de Terceros Países

Es aquella información relacionada con el nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, sin importar el contrato que les da origen.

Operador

es la persona, entidad u organización que recibe de la Fuente Datos Personales sobre varios Titulares, los administra y los pone en conocimiento de los Usuarios bajo los parámetros de la Ley 1266 de 2008 y sus normas reglamentarias.

Responsable

Es la persona que lleva a cabo el Tratamiento de Datos Personales y decide sobre la Base de Datos y el Tratamiento de los Datos Personales.

Titular

Eres tú o cualquier persona sobre el cual las Compañías Bold lleven a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

Transferencia

Es el Tratamiento de Datos Personales que se da cuando un Responsable comunica Datos Personales a un tercero dentro o fuera de Colombia, para que haga Tratamiento de los Datos Personales de manera autónoma, en calidad de Responsable.

Transmisión

Es el Tratamiento de Datos Personales que se da cuando un Responsable comunica Datos Personales a un tercero dentro o fuera de Colombia, para que haga algún Tratamiento en calidad de Encargado.

Tratamiento

Es cualquier operación que se realice sobre Datos Personales tal como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Usuario

Es la persona natural o jurídica que, en el marco de la Ley 1266 de 2008 y sus normas reglamentarias, puede acceder a la información de uno o varios Titulares suministrada por el Operador o por la Fuente.

En desarrollo de las relaciones con sus clientes, las Compañías Bold pueden actuar bajo el marco de la Ley 1266 de 2008 en calidad de Fuente y Usuaria de la información. Así, las Compañías Bold actúan bajo dicho marco legal siempre que sus acciones estén encaminadas a conocer el comportamiento de pago de un Titular, a reportar la información correspondiente de dicho comportamiento, y a suministrar a estos Titulares ya vinculados con las Compañías Bold información referida a sus productos y servicios.

Cuando en desarrollo del objeto social, desde las Compañías Bold se busque acercarse a personas que no sean clientes, pero que podrían llegar a serlo, y para ello se utilicen sus datos de contacto, van a estar actuando bajo el escenario general de protección de Datos Personales regido por la Ley 1581 de 2012. Igualmente, las Compañías Bold van a estar bajo el marco de dicha ley cuando soliciten, obtengan o administren información personal de Titulares con quienes tuvieron en el pasado una relación financiera o crediticia, pero esta haya expirado, o cuando recopilen, administren y circulen información sobre proveedores y/o contratistas, empleados y accionistas.

Esta Política de Tratamiento de Datos se enmarca dentro de las normas vigentes en Colombia en materia de protección de Datos Personales, entre otras, las siguientes:

• Constitución Política de Colombia, artículo 15
• Ley 1266 de 2008
• Ley 1273 de 2009
• Ley 1581 de 2012
• Ley 2157 de 2021
• Decreto Único 1074 de 2015, Libro 2, Parte 2, Título 2, capítulos 25 y 26.

Las Compañìas Bold recolectan Datos Personales cuando te registras o utilizas su aplicación y a través de sus páginas web, chat, redes sociales, canales telefónicos, correo electrónico y demás canales de atención al cliente.

También pueden recolectar información a través de formularios de vinculación (virtuales o en físico) que puedan llegar a diligenciar los Titulares que pertenezcan a cualquiera de los grupos de interés, al momento o después de celebrar un contrato con las Compañías Bold.

También recolectan información cuando te contactan a través de cualquiera de los datos de contacto que tengas registrados con las Compañías Bold.

Las Compañías Bold pueden recibir en sus instalaciones visitantes de cualquiera de los grupos de interés. La información que suministran los visitantes a manera de control de acceso, es registrada para obtener control frente a posibles incidentes de seguridad e identificación de las personas que ingresan a las instalaciones de las compañías Bold.

Las Compañías Bold recolectan Datos Personales de diferentes grupos de interés, que hacen parte fundamental del éxito de ambas:

Las Compañías Bold recolectan diferentes Datos Personales de los grupos de interés, como los siguientes:

En tu calidad de Titular, autorizas a las Compañías Bold a comprobar la veracidad de los Datos Personales que entregues, para lo cual se van a utilizar fuentes legítimas e información de naturaleza pública.

Las Compañías Bold recogen información de los usuarios y visitantes de sus páginas web a través de cookies con el fin de mejorar y optimizar la experiencia de sus usuarios, así como ofrecer ciertas funcionalidades al usuario. Al navegar por las páginas web de las Compañías Bold, éstas entienden que aceptas y entiendes el uso de las mismas. En la política de cookies publicadas en las páginas web bold.co o boldcf.co o cualquier otra que pertenezcan a los dominios de las cualquiera de las Compañías Bold, según corresponda, puedes encontrar qué son las cookies, qué cookies usan las Compañías Bold y cómo las puedes configurar. Ten en cuenta que el rechazo de algunas cookies puede afectar el funcionamiento óptimo de las funcionalidades de la plataforma (por ejemplo, el recordatorio de usuario).

Las Compañías Bold también pueden recolectar Datos Sensibles. De acuerdo con las normas vigentes en Colombia, las Compañías Bold tratan tus Datos Sensibles solo cuando:

En todo caso, no podremos realizar el Tratamiento de Datos Sensibles con finalidades distintas a las que hayas autorizado y que estén previstas en esta Política de Datos Personales y la ley. En tu calidad de Titular, tienes el derecho de abstenerte de autorizar el Tratamiento de Datos Sensibles, por lo que la prestación de los servicios por parte de Bold no está condicionada a la entrega de estos Datos Sensibles, salvo que estos sean indispensables para la celebración o ejecución de nuestra relación contractual.

Las Compañías Bold pueden recolectar Datos Personales (i) directamente de los Titulares, (ii) mediante terceros autorizados a Transferir o Transmitir los Datos Personales a Bold, o (iii) a partir de fuentes que sean de acceso público.

Las siguientes son algunas de las formas en las que las Compañías Bold recolectan Datos Personales mediante terceros autorizados a Transferir o Transmitir dichos Datos Personales:

Por favor ten en cuenta que la anterior lista es enunciativa y para facilidad de referencia en la lectura de esta Política de Tratamiento de Datos, pero las Compañías Bold pueden recolectar Datos Personales de formas diferentes, lo cual en todo caso siempre se va a hacer de acuerdo con la normativa vigente en Colombia.

Como Titular autorizas a las Compañías Bold, sus subordinadas, afiliadas y cualquier cesionario o beneficiario presente o futuro de sus obligaciones y derechos, para que directamente o a través de terceros, puedan tener acceso a la información que suministras como Titular y realicen el Tratamiento de tus Datos Personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión) de acuerdo con las finalidades señaladas en esta Política de Tratamiento de Datos.

Las Compañías Bold van a realizar el Tratamiento de tus Datos Personales con el fin de cumplir las siguientes finalidades:

Finalidades comunes a todos los grupos de interés:

• Conocer, almacenar y procesar los Datos Personales en las Bases de Datos de las Compañías.
• Establecer y gestionar la relación precontractual, contractual comercial, laboral, civil y cualquier otra índole que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual.
• Validar los Datos Personales que en cualquier momento entregue algún Titular o cualquier tercero que cuente con la Autorización del Titular. Esta validación de Datos Personales puede incluir Datos Sensibles como datos biométricos.
• Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar actividades que resulten en fraude, corrupción u otras actividades que sean ilegales. Esto con el fin de ejercer el derecho de conocer a los Titulares con los que las Compañías Bold se proponen entablar una relación contractual, prestar servicios y valorar el riesgo presente o futuro de estas relaciones y servicios.
• Consultar en listas vinculantes y restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el cumplimiento de las obligaciones derivadas del SARLAFT y SAGRILAFT establecido por las Compañías Bold.
• Consultar Bases de Datos de naturaleza pública.
• Transferir o Transmitir Datos Personales nacional o internacionalmente con terceros con los que cualquiera de las Compañías Bold tenga una relación comercial, con sus aliados estratégicos o con sus empresas matrices, subsidiarias o pertenecientes al mismo grupo empresarial, en el marco del respeto a las finalidades informadas al Titular y aplicando medidas de diligencia que permitan cuidar de la información. Esta Transferencia o Transmisión siempre se va a realizar de acuerdo con la normativa vigente en Colombia.
• Responder a las peticiones, consultas, reclamos o quejas que realicen los Titulares a través de cualquiera de los canales habilitados por las Compañías Bold.
• Consultar los Datos Personales y la Información Financiera, Crediticia, Comercial, de Servicios y la Proveniente de Terceros Países en Centrales de Riesgo Crediticio u otros Operadores de información. Esto con el fin de determinar la viabilidad de entablar una relación contractual y para gestionar el riesgo financiero y crediticio, incluyendo actividades relacionadas con la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo, la recuperación de cartera y la prevención del fraude.
• Reportar en Centrales de Riesgo u otros Operadores de Información Financiera, Crediticia, Comercial, de Servicios y la Proveniente de Terceros Países el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones contraídas por los Titulares con cualquiera de las Compañías Bold, solicitudes de crédito, deberes de contenido patrimonial, así como cualquier otra información relacionada con la administración del riesgo financiero y crediticio, incluyendo actividades relacionadas con la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo, prevención del fraude y recuperación de cartera.
• Solicitar la autorización de cobro ante las entidades definidas y autorizadas para ello.
• Control de acceso a las instalaciones de las compañías Bold, para ejercer control ante posibles incidentes de seguridad que involucren colaboradores, bienes y activos de las compañías.
• Dar cumplimiento a las políticas de seguridad física, cumpliendo con los parámetros establecidos en la Guía para la Protección de Datos Personales en Sistemas de Videovigilancia, expedidos por la SIC como autoridad de control.
• Realizar los trámites relacionados a la facturación por la venta de productos y/o servicios.

Finalidades del Tratamiento de Datos Personales de clientes, prospectos de clientes y compradores

• Contactar con el fin de hacer seguimiento a la ejecución del contrato e informarlos sobre el desarrollo del mismo.
• Transferir o Transmitir a los diferentes actores del sistema de pagos de bajo valor información relacionada con la suplantación de identidad y cualquier otra modalidad de fraude con el fin de prevenir estas conductas.
• Contactar directamente o a través de terceros con el fin de realizar actividades de mercadeo y proporcionar información en relación con productos, servicios, regalos, ofertas y promociones propias y de los aliados comerciales de las Compañías Bold. Este contacto se puede hacer, por ejemplo, a través de notificaciones push, correo electrónico, llamadas telefónicas, mensajes de texto, redes sociales, canales de mensajería instantánea o cualquier otro medio o canal de contacto o comunicación que haya sido Autorizado por el Titular.
• Contactar directamente o a través de terceros para proporcionar anuncios, contenidos e información personalizados; supervisar y analizar la eficacia de las actividades de marketing; y realizar un seguimiento de sus entradas, envíos y estado en cualquier promoción. Puede tratarse de ofertas de terceros que consideremos interesantes para ti. Estas comunicaciones pueden presentarse en forma de publicidad basada en intereses utilizando información recopilada en múltiples sitios web, dispositivos u otras plataformas.
• Contactar directamente o a través de terceros para realizar gestión de cobranza y recuperación judicial o extrajudicial del monto de tus obligaciones en mora o créditos vencidos, así como enviar mensajes relacionados con la gestión de cobro y recuperación de cartera a través de notificaciones push, correo electrónico, llamadas telefónicas, mensajes de texto, canales de mensajería instantánea o cualquier otro medio o canal de contacto o comunicación que haya sido Autorizado por el Titular.
• Realizar prospección comercial, con el fin de identificar las necesidades y gustos a satisfacer con los productos y/o servicios a ser ofrecidos.
• Enviar información, legal, transaccional, de productos o servicios a través de notificaciones, correo electrónico, llamadas telefónicas, mensajes de texto, canales de mensajería instantánea o cualquier otro medio o canal de contacto o comunicación que haya sido Autorizado por el Titular.
• Analizar los Datos Personales, transaccionales y de comportamiento de los usuarios a través de la app, página web o correo electrónico, con el fin de definir el perfil de los clientes de manera que sirva como herramienta para estructurar modelos de crédito, habilitar alianzas comerciales, mejorar productos y servicios, establecer preferencias de los usuarios, realizar investigaciones estadísticas, de riesgo, de mercado, comerciales y financieras.
• Procesar los pagos electrónicos que se realicen a través de la plataforma de las Compañías Bold, mantener el soporte de dichos pagos electrónicos, y resolver cualquier solicitud o reclamo que pueda surgir en relación con dichos pagos electrónicos, así como designar Encargados cuyos servicios sean requeridos para tales fines.
• Realizar una adecuada prestación y administración de los servicios financieros, incluyendo la gestión de cobranza, pagos, depósitos y créditos correspondientes con la ejecución del contrato.
• Estudiar y atender las solicitudes de los servicios que soliciten los Titulares en cualquier tiempo, así como prestar los servicios se deriven de estas solicitudes y cumplir con la jurisprudencia y normas aplicables.
• Ofrecer conjunta o separadamente con terceros o a nombre de terceros, servicios financieros, comerciales, de seguridad social y conexos, así como realizar campañas de promoción, beneficencia o servicio social o en conjunto con terceros.
• Atender las necesidades de servicios técnicas, operativas, de riesgo o de seguridad que puedan requerir razonablemente los Titulares, para así poder proporcionar las condiciones más favorables a los clientes de las Compañías Bold.
• Hacer seguimiento y rastrear las preferencias o actividades en el envío de notificaciones push, correo electrónico, llamadas telefónicas, mensajes de texto, redes sociales, canales de mensajería instantánea o cualquier otro medio o canal de contacto o comunicación que haya sido Autorizado por el Titular.
• Monitorear y alertar Transacciones no autorizadas, reclamos y conjurar cualquier otra situación derivada de un uso inadecuado o fraudulento de un medio de pago o producto financiero.
• Contactarlos directamente o a través de terceros para realizar actividades de seguimiento del negocio, encuestas, evaluar y mejorar actividades comerciales, de innovación de productos y servicios, de campañas y estudios de marketing, de monitoreo e investigación de comportamientos riesgosos o ilegales, entre otros.
• Reportar información a entidades gubernamentales o judiciales, tanto nacionales como extranjeras, por solicitud expresa de las mismas y bajo estrictas medidas de seguridad y confidencialidad.
• Evaluar el comportamiento del cliente para comprender la efectividad de prestaciones actuales del producto, planificar nuevas prestaciones y medir el tamaño y características del cliente.
• Compartir la ubicación de los puntos de retiro de dinero con corresponsales cercanos según ubicación.
• Garantizar la funcionalidad de la app, autenticar al usuario, habilitar prestaciones, prevenir el fraude, implementar medidas de seguridad, garantizar el tiempo de actividad del servidor, minimizar los errores de la app, mejorar la escalabilidad y el rendimiento y brindar atención al cliente.

Finalidades del Tratamiento de Datos Personales de empleados, contratistas y beneficiarios de empleados:

• Llevar a cabo los procesos de contratación de empleados y contratos de prestación de servicios con personas expertas en su campo, que, en razón de su oficio, pueden realizar alguna actividad requerida para el desarrollo del objeto social de las Compañías Bold.
• Verificar y obtener referencias de personas naturales o jurídicas, antiguos empleadores suministradas por los candidatos en hojas de vida, formularios, entre otros.
• Desarrollar los deberes y derechos emanados de la relación laboral o de prestación de servicios según corresponda.
• Hacer seguimiento de su gestión, enviar información relevante para la adecuada ejecución de sus labores y llevar a cabo todos los actos relacionados con su contrato.
• Realizar la asignación de equipos de trabajo, seguimiento y control sobre su buen uso.
• Para cumplir las obligaciones legales a cargo de las Compañías Bold como empleador, otorgar los beneficios establecidos por las Compañías Bold en favor de empleados y beneficiarios, y realizar con éxito el proceso de vinculación.
• Conservar la información para expedir certificaciones y constancias acerca del tiempo de vinculación, cargo y funciones desempeñadas, de acuerdo con los parámetros exigidos en la normativa aplicable.

Finalidades del Tratamiento de Datos Personales de candidatos a empleados o contratistas:

• Llevar a cabo los procesos de selección y contratación de empleados y contratos de prestación de servicios con personas expertas en su campo, que, en razón de su oficio, pueden realizar alguna actividad requerida para el desarrollo del objeto social de Bold.
• Enviar ofertas de trabajo.
• En el caso de los potenciales candidatos que no lleguen a quedar seleccionados para el cargo al cual aplicaron, los datos serán conservados por un periodo de cinco años más después de cerrado el proceso en el cual participó, de tal manera que si se presenta alguna nueva vacante, éstos puedan ser tenidos en cuenta. Vencido el plazo de conservación, los datos van a ser eliminados.

Finalidades del Tratamiento de Datos Personales de proveedores:

• Corroborar su idoneidad personal y la experiencia técnica o profesional requerida.
• Efectuar el pago de los servicios prestados.
• Hacer seguimiento de su gestión, enviar información relevante para la adecuada prestación de sus servicios y llevar a cabo todos los actos relacionados con su contrato.
• Convocarlos a eventos, o actividades de fortalecimiento de la relación contractual.
• Realizar declaraciones tributarias o gestión de información tributaria y de recaudo.
• Los demás usos administrativos y comerciales que se establezcan en los contratos o que deriven de su actividad.

Según las finalidades expuestas en la sección anterior, las Compañías Bold, en calidad de Responsables pueden Transferir o Transmitir a un tercero, nacional o internacionalmente, los Datos Personales. Las Compañías Bold están comprometidas con adoptar diferentes lineamientos que permitan contar con la seguridad y protección necesaria para la Transferencia o Transmisión de los Datos Personales, y tomar las medidas necesarias para preservar tus derechos como Titular al momento de Transferir o Transmitir a terceros Datos Personales de acuerdo con la normatividad vigente.

Asimismo, tus Datos Personales pueden ser comunicados a las empresas que componen el grupo al que pertenecen las Compañías Bold.

Recuerda que tienes los siguientes derechos en relación con tus Datos Personales bajo las leyes de Colombia y esta Política de Tratamiento de Datos:

• Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales que recolectan las Compañías Bold y que te pertenecen como Titular. Este derecho lo puedes ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan al error o sobre Datos Personales cuyo Tratamiento no haya sido autorizado o sea prohibido por las leyes de Colombia.
• Solicitar prueba de la Autorización que hayas otorgado a las Compañías Bold para que realicen el Tratamiento de tus Datos Personales, salvo aquellos casos en los que la ley no requiera tal Autorización.
• Solicitar que las Compañías Bold te informen sobre el uso que le han dado a tus Datos Personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando consideres que las Compañías Bold han infringido la normativa colombiana en lo que se refiere al Tratamiento de Datos Personales.
• Solicitar que se revoque la Autorización que hayas otorgado a las Compañías Bold para que realizar el Tratamiento de tus Datos Personales, así como solicitar la supresión de Datos Personales cuando no estén respetando los principios, derechos y garantías que dispone la normativa colombiana.
• Acceder en forma gratuita a tus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento por parte de las Compañías Bold.
• Exigir el cumplimiento de tu derecho al Habeas Data.

Área encargada de la recepción de consultas y reclamos

Las áreas de Customer Experience de cada una de las Compañías Bold están encargadas de dar trámite a las consultas y reclamos que presenten los Titulares de Datos Personales sobre los cuales se realice algún Tratamiento.

Procedimiento para la presentación y solución de consultas y reclamos

Las Compañías Bold disponen de los siguientes canales para que ejerzas tus derechos en calidad de Titular de Datos Personales, e interpongas consultas o reclamos:

El procedimiento para la atención de consultas es diferente al procedimiento para la atención de reclamos. A continuación, puedes ver cada uno de estos procedimientos:

Por último, ten en cuenta que cualquier consulta o reclamo puede ser realizada por el Titular, sus causahabientes, o el representante o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento, y que siempre se debe superar el proceso de validación de identidad que realice la respectiva Compañía Bold.

Las Compañías Bold cuentan con un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información que contempla medidas de seguridad para garantizar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información personal que se recolecta y procesa en las Bases de Datos. Algunos de los controles que implementan las Compañías Bold son los siguientes:

• Cuentan con la certificación PCI-DSS v3.2.1 como Proveedor de Servicios nivel 1.
• Todos sus equipos y servidores cuentan con una herramienta de protección contra malware.
• Realizan periódicamente escaneos de vulnerabilidades en sus sistemas. En caso de encontrar alguna vulnerabilidad la cierran de forma oportuna.
• Cuentan con protecciones a las aplicaciones tipo WAF y Anti DDoS.
• Emplean buenas prácticas en el ciclo de desarrollo seguro de productos.
• Cuentan con un proceso de gestión de identidades y accesos.
• Implementan controles de complejidad de contraseñas y MFA en cada uno de sus sistemas de información.
• Los datos de clientes y otros grupos de interés se encuentran cifrados tanto en tránsito como en reposo.
• Incorporan controles de prevención de fuga de información.
• Tienen la capacidad de un SOC que opera 7*24 gestionando las alertas que puedan surgir.
• Constantemente entrenan, forman y concientizan a sus diferentes grupos de interés en temas de seguridad de la información, ciberseguridad y protección de Datos Personales.

Así mismo, solicitan de todos nuestros aliados y proveedores la existencia de medidas de seguridad adecuadas y suficientes respecto del Tratamiento que vayan a realizar con los datos que les sean compartidos o suministrados.

Las Compañías Bold incorporan en sus procesos medidas y controles que permiten monitorear y actuar de manera diligente respecto de los Datos Personales que tienen bajo custodia. Estos procesos están documentados y existen funciones expresamente asignadas para procurar en todo momento su cumplimiento eficaz.

Las Compañías Bold ponen a disposición de los Titulares y de terceros su Política de Tratamiento de Datos en su página webhttps://bold.co y https://bold.co/cf/cuenta. Cualquier cambio sustancial en las mismas va a ser informado a través de la página web, así como en cualquier otro medio que consideren pertinente.

Esta Política de Tratamiento de Datos está vigente desde el 20 de noviembre 2023.